Peran Komunikasi Dalam Organisasi

     Komunikasi adalah salah satu aspek terpenting dalam keseimbangan sebuah organisasi, tanpa komunikasi maka organisasi tidak akan berjalan sebagaimana mestinya karena komunikasi dibutuhkan oleh setiap anggota dari organisasi tersebut. Para anggota berkomunikasi untuk mencapai suatu tujuan yang telah direncanakan pada awal organisasi itu dibentuk.

       Komunikasi adalah "Suatu proses dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain"(Ruben Brent D dan Lea P Stewart,2006). Dan menurut Richmond dan McCroskey (2009) “Pentingnya komunikasi di dalam masyarakat telah diakui selama beribu-ribu tahun, jauh lebih lama daripada yang kita dapat tunjukkan melalui sejarah”.

        Komunikasi membutuhkan aksi dan reaksi, keduanya dibutuhkan dalam mencapai komunikasi yang maksimal. Jika komunikasi berjalan maksimal maka cara dalam mencapai suatu tujuan akan semakin mudah.

            Jenis Komunikasi (Yogik Arianto,2013)

1.      Komunikasi Verbal adalah komunikasi yang disampaikan dengan cara tertulis atau lisan, yaitu komunikator berbicara langsung kepada komunikan. Komunikasi jenis ini termasuk sering digunakan dalam kehidupan berkomunikasi karena komunikasi verbal lebih mudah digunakan. Komunikasi verbal mencakup aspek aspek berupa :

·   Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.

·      Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

·      Intonasi suara akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.

·    Humor dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.

·         Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.

·  Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.

2.      Komunikasi Non Verbal adalah komunikasi yang disampaikan tanpa kata- kata atau dengan kata lain, komunikasi non verbal dilakukan dengan mengekspresikan seluruh anggota badan. Contohnya apabila seseorang berkunjung ke negara asing namun belum menguasai bahasa di negara tersebut mereka akan berkomunikasi dengan menggerakkan tangan atau menunjukkan ekspresi yang dapat dimengerti oleh warga asing. Yang termasuk komunikasi non verbal adalah :

·    Ekspresi wajah Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.

·      Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya

·   Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.

·     Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.

·      Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.

·          Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress.

Tahapan Proses Komunikasi (lusa,2009)

·         Penginterprestasian. Hal yang diinterpretasikan adalah motif komunikasi, terjadi dalam diri komunikator. Artinya, proses komunikasi tahap pertama bermula sejak motif komunikasi muncul hingga akal budi komunikator berhasil menginterpretasikan apa yang ia pikir dan rasakan ke dalam pesan (masih abstrak). Proses penerjemahan motif komunikasi ke dalam pesan disebut interpreting.

·         Penyandian. Tahap ini masih ada dalam komunikator dari pesan yang bersifat abstrak berhasil diwujudkan oleh akal budi manusia ke dalam lambang komunikasi. Tahap ini disebut encoding, akal budi manusia berfungsi sebagai encorder, alat penyandi: merubah pesan abstrak menjadi konkret.

·         Pengiriman. Proses ini terjadi ketika komunikator melakukan tindakan komunikasi, mengirim lambang komunikasi dengan peralatan jasmaniah yang disebut transmitter, alat pengirim pesan.

·         Perjalanan. Tahapan ini terjadi antara komunikator dan komunikan, sejak pesan dikirim hingga pesan diterima oleh komunikan.

·         Penerimaan. Tahapan ini ditandai dengan diterimanya lambang komunikasi melalui peralatan jasmaniah komunikan.

·         Penyandian Balik. Tahap ini terjadi pada diri komunikan sejak lambang komunikasi diterima melalui peralatan yang berfungsi sebagai receiver hingga akal budinya berhasil menguraikannya (decoding).

·         Penginterpretasian. Tahap ini terjadi pada komunikan, sejak lambang komunikasi berhasil diurai kan dalam bentuk pesan.

Komunikasi Efektif

            Komunikasi yang efektif membantu organisasi lebih memahami seseorang atau situasi dan memungkinkan kita untuk menyelesaikan perbedaan, membangun kepercayaan, rasa hormat, dan menciptakan lingkungan di mana ide-ide kreatif dapat tumbuh. Mungkin terlihat sederhana, namun banyak dari anggota organisasi yang mencoba berkomunikasi dengan orang lain ataupun orang lain yang berkomunikasi dengan anggota organisasi menjadi salah paham sehingga dapat menimbulkan konflik. Maka dari itu mempelajari komunikasi yang efektif  membantu suatu organisasi dalam menyampaikan tujuan menjadi lebih baik.

            Apa saja yang deperlukan dalam mempelajari komunikasi yang efektif?

1.    Mendengarkan. Mendengarkan adalah salah satu aspek yang paling penting dari komunikasi yang efektif. Mendengarkan dengan sempurna berarti tidak hanya memahami kata-kata atau informasi yang dikomunikasikan, tetapi juga memahami bagaimana pembicara merasakan apa yang mereka komunikasikan.

2.  Menggunakan komunikasi Non Verbal. Cara komunikan melihat, mendengar, bergerak, dan bereaksi terhadap orang lain memberitahu komunikator  bagaimana komunikan  memahami apa yang disampaikan,dalam hal ini komunikasi non verbal dapat menyampaikan lebih banyak daripada komunikasi verbal.

3.  Mengelola stress. Jika dalam berkomunikasi seseorang merasa stress maka apa yang akan disampaikan akan terganggu atau bahkan tujuan tidak akan tersampaikan dengan baik, maka dari itu komunikator harus bisa mengeola stress sehingga pada saat tujuan tersebut disampaikan, komunikan dapat dengan mudah menerimanya.

4.      Mempunyai kesadaran emosional. Emosi memainkan peran penting dalam cara kita berkomunikasi di rumah maupun di tempat kerja. Ini adalah cara seseorang untuk merasakan, melebihi dari cara seseorang berpikir, yang memotivasi Anda untuk berkomunikasi atau untuk membuat keputusan. Cara komunikator bereaksi mempengaruhi komunikan memahami tujuan dan bagaimana komunikan memahami komunikator.

Implikasi Manajerial

          Implikasi manajerial adalah bagaimana meningkatkan produktifitas dengan cara meningkatkan kapasitas, kualitas, efisiensi dan efektivitas dari sumber daya yang ada(Heri,2013). Dalam implikasi manajerial dibutuhkan kemampuan manajerial yaitu kemampuan untuk mengatur, mengkoordinasikan dan menggerakkan para bawahan kearah pencapaian tujuan yang telah ditentukan organisasi, tak terbatas dari besar atau kecilnya organisasi tersebut. Dalam organisasi yang besar, kesempatan manajer untuk mengadakan kontak dengan seluruh bawahan relatif kecil sekali. Lebih-lebih dalam organisasi yang besar ruang lingkup operasinya nasional atau internasional. Dengan demikian. Kegiatan mengintegrasikan, mengkoordonasikan dan menggerakkan para bawahan oleh team leader sebagai manajer puncak dilakukan melalui pendelegasian wewenang kepada manajer menengah dan manejer pengawas.

            Kemampuan manejerial itu sendiri adalah sesuatu yang tidak terbentuk dengan mudah. Kemampuan itu lahir dari suatu proses yang panjangnya yang terjadi secara perlahan-lahan melalui proses pengamatan dan belajar. Bukti dari kemampuan manajerial adalah sejauh mana tim kerja mampu berkinerja secara optimal. Dalam hal ini tim pimpinan di semua tingkatan haruslah mampu menunjukkan bahwa mereka sanggup dekat secara emosional pada bawahan sehingga bawahan memberikan dukungan dengan komitmen yang kuat pada tim kerjanya.

Daftar Pustaka

• Ruben Brent D dan Lea P Stewart. 2006. Communication and Human Behavior. United States: Allyn and Bacon.
• Stacks, D & Salwen, M. 2009. An Integrated Approach to Communication Theory and Research. New York: Routledge.
• Christina, dkk., 2003. Komunikasi Kebidanan. Jakarta: EGC.
• Tyastuti, dkk., 2008. Komunikasi dan Konseling Dalam Praktik Kebidanan. Yogyakarta: Fitramaya.
• Yogik Arianto, Jenis- Jenis Komunikasi, http://edukasi.kompasiana.com/2013/06/10/jenis-jenis-komunikasi-563927.html, 10 Maret 2015, 16:32 WIB.
• Lusa, Proses Komunikasi, http://www.lusa.web.id/proses-komunikasi/, 10 maret 2015, 16:38 WIB.
• Lawrence Robinson, Jeanne Segal & Robert Segal, Effective Communication, http://www.helpguide.org/articles/relationships/effective-communication.htm, 10 Maret 2015, 17:17 WIB.
• Heriyanto, Implikasi Manajerial, http://herisllubers.blogspot.com/2013/05/implikasi-manajerial-implikasi.html, 10 Maret 2015, 17:30 WIB.
• Erlangga, Implikasi Manajer, http://erlanggaba.blogspot.com/2013/05/implikasi-manajer.html, 10 maret 2015, 17:34 WIB.